Surat Menyurat Badan Publik

SURAT MENYURAT BADAN PUBLIK

TERKAIT PELAKSANAAN TUGAS, FUNGSI DAN WEWENANG

SMKN 1 SINTUK TOBOH GADANG

1. Informasi Umum

SMKN 1 Sintuk Toboh Gadang dalam melaksanakan tugas, fungsi, dan kewenangannya menghasilkan dan menerima berbagai surat kedinasan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pendidikan, pengelolaan sekolah, kerja sama, pelayanan kepada Murid dan masyarakat, serta pelaksanaan program dan kegiatan sekolah.

Surat menyurat yang merupakan informasi publik dan dapat diakses masyarakat disediakan melalui layanan PPID dengan tetap memperhatikan ketentuan mengenai informasi yang dikecualikan dan perlindungan data pribadi.

1. Daftar Surat Menyurat

Daftar surat menyurat yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas, fungsi, dan kewenangan SMKN 1 Sintuk Toboh Gadang dapat disajikan sebagai berikut:

Keterangan: Daftar di atas merupakan format penyajian. Nomor surat, tanggal, perihal, pihak terkait, dan dokumen PDF harus diisi berdasarkan surat yang benar-benar diterbitkan atau diterima oleh sekolah.

1. Kelompok Surat Berdasarkan Pelaksanaan Tugas dan Fungsi
2. Penyelenggaraan Pendidikan

Meliputi surat yang berkaitan dengan:

• penyelenggaraan proses pembelajaran;
• pelaksanaan kegiatan akademik;
• pelaksanaan asesmen;
• pengembangan kurikulum;
• kegiatan Murid;
• koordinasi dengan satuan pendidikan atau instansi terkait; dan
• pelaksanaan program peningkatan mutu pendidikan.

2. Pengelolaan Organisasi dan Tata Kelola Sekolah

Meliputi surat yang berkaitan dengan:

• pelaksanaan tugas kedinasan;
• koordinasi organisasi;
• pembagian tugas;
• pelaksanaan kegiatan sekolah;
• undangan rapat/koordinasi;
• surat tugas; dan
• komunikasi kedinasan dengan instansi terkait.

3. Kerja Sama dan Kemitraan

Meliputi surat yang berkaitan dengan kerja sama antara sekolah dengan:

• dunia usaha dan dunia industri;
• instansi pemerintah;
• lembaga pendidikan;
• lembaga sertifikasi;
• organisasi atau lembaga mitra; dan
• pihak lain yang mendukung penyelenggaraan pendidikan.

4. Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Meliputi surat yang berkaitan dengan:

• permohonan tempat PKL;
• penerimaan Murid PKL;
• penempatan Murid;
• koordinasi dengan pihak industri;
• pembimbingan dan monitoring PKL;
• evaluasi pelaksanaan PKL; dan
• surat terkait penyelesaian kegiatan PKL.

5. Pelaksanaan Program dan Kegiatan Sekolah

Meliputi surat yang berkaitan dengan pelaksanaan program sekolah, kegiatan pengembangan kompetensi, kegiatan kesiswaan, pengembangan sarana prasarana, serta kegiatan lain yang menjadi bagian dari tugas dan fungsi sekolah.

6. Pelayanan Informasi Publik

Meliputi surat yang berkaitan dengan:

• pelayanan permohonan informasi publik;
• pemberitahuan tertulis atas permohonan informasi;
• surat terkait keberatan;
• koordinasi pengelolaan PPID;
• penyampaian informasi publik; dan
• koordinasi dengan Komisi Informasi atau instansi terkait.

1. Pengelolaan Dokumen Surat

Setiap surat kedinasan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas, fungsi, dan kewenangan sekolah dikelola melalui administrasi persuratan dan kearsipan sesuai dengan tata kelola administrasi sekolah.

Pengelolaan meliputi:

1. pencatatan surat masuk dan surat keluar;
2. pemberian nomor dan tanggal surat;
3. penyampaian kepada pihak yang berwenang;
4. pengarsipan;
5. penyimpanan dokumen;
6. pemeliharaan arsip; dan
7. penyediaan salinan dokumen yang dapat diakses publik sesuai ketentuan.

1. Keterbukaan Informasi

Surat menyurat yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas, fungsi, dan kewenangan sekolah dapat diberikan kepada masyarakat sepanjang merupakan informasi yang terbuka.

Dalam penyediaannya, sekolah melakukan pemeriksaan terhadap isi dokumen untuk memastikan tidak terdapat:

• data pribadi;
• informasi yang dikecualikan;
• informasi yang dapat mengganggu proses pemeriksaan atau penegakan hukum;
• informasi rahasia sesuai ketentuan; atau
• informasi lain yang berdasarkan peraturan perundang-undangan tidak dapat dibuka kepada publik.

Apabila suatu dokumen mengandung bagian informasi yang dikecualikan, pemberian informasi dilakukan dengan menghitamkan atau mengaburkan bagian yang dikecualikan sesuai ketentuan yang berlaku.

1. Akses Dokumen

Dokumen surat menyurat yang telah ditetapkan sebagai informasi terbuka dapat diakses melalui tautan dokumen pada daftar di atas atau melalui layanan permohonan informasi publik PPID SMKN 1 Sintuk Toboh Gadang. PPID SMKN 1 Sintuk Toboh Gadang
Website: https://www.smkn1sintoga.sch.id/ Layanan Informasi Publik: [Tautan Halaman PPID]