Pedoman Pengelolaan Administrasi

PEDOMAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI

SMKN 1 SINTUK TOBOH GADANG

SMKN 1 Sintuk Toboh Gadang melaksanakan pengelolaan administrasi secara tertib, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel sebagai bagian dari penyelenggaraan layanan pendidikan dan tata kelola sekolah.

Pengelolaan administrasi menjadi dasar dalam pencatatan, pengarsipan, pengolahan, penyimpanan, pemutakhiran, dan penyediaan dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sekolah.

Ruang Lingkup Pengelolaan Administrasi

Pengelolaan administrasi di SMKN 1 Sintuk Toboh Gadang meliputi:

administrasi persuratan dan tata naskah dinas;
administrasi kesiswaan;
administrasi kurikulum dan pembelajaran;
administrasi pendidik dan tenaga kependidikan;
administrasi sarana dan prasarana;
administrasi keuangan;
administrasi program dan kegiatan sekolah;
administrasi kerja sama dan kemitraan;
administrasi Praktik Kerja Lapangan (PKL);
administrasi pengelolaan informasi publik dan PPID;
pengelolaan arsip dan dokumentasi; serta
administrasi lainnya sesuai dengan tugas dan fungsi sekolah.

Dokumen Pedoman Pengelolaan Administrasi

Pedoman pengelolaan administrasi sekolah didukung oleh berbagai dokumen dan ketentuan yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan administrasi, antara lain:

No.	Dokumen	Tahun/Periode	Fungsi/Keterangan	Dokumen
1	Tata Naskah Dinas/Pedoman Persuratan	[Tahun]	Menjadi acuan dalam pembuatan, penerimaan, pencatatan, dan pengelolaan surat kedinasan	Lihat PDF
2	Buku/Register Surat Masuk dan Surat Keluar	[Tahun]	Mencatat dan mendokumentasikan surat masuk dan surat keluar sekolah	Lihat Dokumen
3	Administrasi Kesiswaan	[Tahun]	Mengatur pencatatan dan pengelolaan administrasi Murid	Lihat PDF
4	Administrasi Kurikulum dan Pembelajaran	[Tahun Pelajaran]	Menjadi dasar pengelolaan administrasi pembelajaran dan kurikulum	Lihat PDF
5	Administrasi Pendidik dan Tenaga Kependidikan	[Tahun]	Mendukung pengelolaan data dan administrasi PTK	Lihat Dokumen
6	Administrasi Sarana dan Prasarana	[Tahun]	Mendukung pencatatan dan pengelolaan sarana dan prasarana sekolah	Lihat Dokumen
7	Administrasi Keuangan/RKAS	[Tahun]	Menjadi dasar perencanaan dan pengelolaan administrasi keuangan sekolah	Lihat PDF
8	Administrasi PKL	[Tahun]	Menjadi acuan administrasi pelaksanaan PKL Murid	Lihat PDF
9	Administrasi Kerja Sama/Mitra	[Tahun]	Mendokumentasikan perjanjian dan pelaksanaan kerja sama sekolah	Lihat Dokumen
10	Pedoman Pengelolaan Informasi Publik	[Tahun]	Menjadi acuan pengelolaan administrasi pelayanan informasi publik	Lihat PDF
11	SOP Administrasi/Layanan Sekolah	[Tahun]	Menjadi acuan pelaksanaan layanan administrasi tertentu	Lihat PDF
12	Pedoman Pengarsipan dan Dokumentasi	[Tahun]	Mengatur penyimpanan dan pengelolaan arsip sekolah	Lihat PDF

Prinsip Pengelolaan Administrasi

Pengelolaan administrasi sekolah dilaksanakan dengan prinsip:

tertib, setiap administrasi dicatat dan dikelola sesuai prosedur;
akurat, data dan dokumen yang dikelola diupayakan sesuai dengan kondisi sebenarnya;
efektif dan efisien, administrasi mendukung kelancaran pelaksanaan tugas sekolah;
akuntabel, setiap dokumen dan proses administrasi dapat dipertanggungjawabkan;
aman, dokumen dan data dikelola dengan memperhatikan keamanan dan kerahasiaan informasi;
transparan, informasi yang merupakan informasi publik tersedia dan dapat diakses sesuai ketentuan; dan
terdokumentasi, setiap kegiatan dan layanan yang memerlukan pencatatan didokumentasikan dan diarsipkan.

Pengelolaan Persuratan dan Arsip

Surat masuk dan surat keluar sekolah dicatat dan dikelola sesuai dengan tata administrasi persuratan yang berlaku.

Dokumen yang telah selesai diproses diarsipkan sesuai jenis, tahun, dan kebutuhan penyimpanan sehingga mudah ditemukan kembali apabila diperlukan.

Pengelolaan arsip dapat dilakukan dalam bentuk fisik dan/atau digital dengan memperhatikan keamanan, keutuhan, dan kemudahan akses terhadap dokumen.

Pengelolaan Data dan Dokumen

Pengelolaan data dan dokumen sekolah dilakukan oleh unit/personel yang memiliki tugas dan kewenangan sesuai dengan bidangnya.

Data yang digunakan dalam penyelenggaraan administrasi diperbarui secara berkala sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

Informasi yang mengandung data pribadi atau informasi yang dikecualikan tidak dipublikasikan secara terbuka dan dikelola sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengawasan dan Evaluasi

Pengelolaan administrasi sekolah dilakukan melalui monitoring dan evaluasi secara berkala untuk memastikan tertib administrasi, kelengkapan dokumen, ketepatan data, serta efektivitas pelayanan.

Hasil monitoring dan evaluasi menjadi bahan perbaikan dan penyempurnaan pengelolaan administrasi sekolah.

Akses Informasi

Informasi dan dokumen administrasi yang merupakan informasi publik dan dapat diakses masyarakat disediakan melalui laman PPID SMKN 1 Sintuk Toboh Gadang.

Apabila informasi yang dibutuhkan belum tersedia secara daring, masyarakat dapat mengajukan permohonan informasi melalui mekanisme pelayanan PPID.

Pemberian informasi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang Keterbukaan Informasi Publik.

PPID SMKN 1 Sintuk Toboh Gadang Kabupaten Padang Pariaman – Sumatera Barat